Gerenciamento de tempo – como processar tarefas em lote para economizar tempo e energia

By | Junho 12, 2021

Introdução

Neste artigo, irei lidar com uma técnica de gerenciamento de tempo chamada “processamento em lote”, que é particularmente útil para concluir certos tipos de tarefas com mais eficiência e economizar tempo mais eficiente; gasto em outras tarefas. Discutirei exatamente o que é o processamento em lote, por que é uma estratégia benéfica de gerenciamento de tempo e, finalmente, discutirei as cinco etapas necessárias para o sucesso das tarefas de processamento em lote.

O que é processamento em lote?

O processamento em lote é um processo que economiza tempo e permite que você execute tarefas repetitivas com mais eficiência, usando menos energia mental. Basicamente, essa tarefa é definida como a conclusão de uma tarefa relativamente pequena e repetitiva que você normalmente faria regularmente ao longo do tempo, várias vezes consecutivas durante um longo período de tempo.

Por que o processamento em lote é uma técnica de gerenciamento de tempo conveniente?

Ao concluir uma pequena tarefa que você normalmente faria várias vezes ao dia, diariamente ou semanalmente, várias vezes em um bloco de tempo maior, você economiza tempo ao liberar as partes menores do seu dia ou semana que normalmente gastaria concluindo um trabalho em lote .

Concluir uma tarefa várias vezes consecutivas também agiliza a conclusão dessa tarefa. Quando você cria um sistema para completar suas tarefas repetitivas, permite que seu cérebro se acostume a completar uma determinada tarefa e, eventualmente, isso vai custar seu cérebro e, como resultado, você executará a tarefa repetitiva repetidamente em comparação com a conclusão a tarefa individualmente repetidamente.

A repetibilidade desse processo também significa que você economiza energia mental de duas maneiras. Primeiro, a energia mental é necessária para passar de uma tarefa para se concentrar na conclusão de outra tarefa. Essa técnica permite que seu cérebro se concentre em completar a mesma tarefa por um longo período de tempo, o que reduz a quantidade de energia cognitiva ou cerebral que você gasta na troca de tarefas. Em segundo lugar, ao concluir uma tarefa de rotina com antecedência, como acontece com a maioria das tarefas que você pode processar em lote, você não precisa se lembrar de concluí-la mais tarde, literalmente liberando a carga de trabalho cognitiva ou espaço disponível em seu cérebro para concluir outras tarefas.

Como você processa uma tarefa em lote?

Existem quatro etapas básicas para processar uma tarefa em lote. Vou listá-los em ordem e, em seguida, elaborar cada etapa com mais detalhes. Primeiro, selecione a tarefa apropriada para o processo em lote. Em segundo lugar, você escolhe e agenda uma parte relativamente grande do tempo que gastará completando todas as repetições da tarefa que está completando. Terceiro, você cria um procedimento, rotina ou sistema para ajudá-lo a completar as tarefas da maneira mais eficiente possível. Quarto, você está realmente completando suas tarefas.

1. Selecione a tarefa apropriada:

Para escolher a tarefa certa para o processo em lote, você deve pensar em algo que seja relativamente curto para ser concluído, que você deve concluir regularmente e que não seja urgente para ser concluído.

Por exemplo, você não gostaria de escolher se não estivesse muito motivado e cheio de energia se escrevesse vários trabalhos acadêmicos em sequência. Isso seria muito longo, não é muito fácil de sistematizar, é algo que geralmente tem termos diferentes e sensíveis ao tempo, e não é algo que você geralmente tem que terminar com frequência.

Uma tarefa mais adequada seria algo como preparar suas roupas de trabalho para a semana, algo que você tem que fazer todas as semanas, você pode criar um sistema de seleção, passar e pendurar ou algo semelhante para completar a tarefa de forma eficaz, e é uma tarefa que pode ser concluída sem prejuízo dos benefícios de sua conclusão.

2. Escolha e agende seu horário:

A maioria das tarefas que você processa em lote são tarefas que levam um tempo relativamente curto para serem concluídas. Ao iniciar o processamento de tarefas em lotes pela primeira vez, você desejará multiplicar o tempo necessário para concluir a tarefa sozinho pelo número de iterações. Então, como será uma parte relativamente grande do tempo, especialmente em comparação com o que você está acostumado a gastar para concluir esta tarefa, você deseja agendar seu tempo intencionalmente para ter certeza de que terá tempo suficiente para concluir o processamento em lote e todas as repetições da tarefa que eles queriam concluir para obter o máximo do processamento em lote.

Se quiser continuar o exemplo de preparar roupas para a semana, se pegar roupas todas as noites ou de manhã costuma demorar 20 minutos, passe a ferro / vapor e prepare tudo o que precisa para roupas para o dia seguinte, e se você trabalhar cinco dias por semana, você desejará multiplicar 20 minutos por 5 repetições. Isso seria igual a 100 minutos, cerca de uma hora e 40 minutos. Você gostaria de escolher um dia em que possa dedicar uma hora e 40 minutos, ou um pouco mais no início, para terminar de preparar suas roupas para a próxima semana. Conforme você agiliza o processo, o tempo necessário para concluir todo o processo em lote provavelmente será reduzido significativamente.

3. Descubra a rotina / processo ou sistema:

Para economizar tempo e energia com o processamento em lote, é necessário identificar um sistema, processo ou rotina para concluir tarefas repetitivas. A maneira mais eficiente de processamento em lote geralmente envolve a conclusão da mesma primeira etapa para todas as repetições da tarefa, depois a segunda etapa para todas as tarefas, etc. Isso nem sempre é possível, mas crie um processo para concluir uma tarefa completa antes de completar outra repetição com o mesmo processo. Eventualmente, você começa a economizar tempo.

Por exemplo, com a preparação das roupas para esta semana, você pode decidir escolher primeiro todas as suas roupas. Em seguida, você pode escolher puxar ou pelo menos escolher qualquer acessório que deseja usar para cada roupa. Em seguida, você pode escolher quais sapatos usar para cada roupa. Então, você passaria a ferro ou vapor se fizesse isso como parte do processo de preparação da roupa, primeiro com todos os tipos de roupas, como todas as calças que estiver vestindo, e depois com outro tipo de roupa, como casacos, até que tenha preparado todo tipo de roupa. No final, você penduraria cada peça de roupa e, para uma eficiência ainda maior, penduraria de alguma forma para que a ordem em que a vestisse fosse clara para você.

4. Conclua o processo em lote:

A última etapa do processamento em lote é realmente concluir as tarefas que você decidiu processar em lote em um momento de sua escolha. Dependendo da tarefa, isso pode parecer tedioso ou pode parecer uma perda de tempo, ocupando uma quantidade relativamente grande de tempo de cada vez para concluir tarefas que você normalmente concluiria em um tempo muito mais curto, mas com prática e se tornando um adepto Você começará a ver os benefícios que essa técnica de gerenciamento de tempo oferece a longo prazo.

Para completar nosso exemplo de lote de roupas para uma semana de trabalho, você pode achar que gastar 100 minutos completando facilmente algo a que está acostumado em 20 minutos todos os dias pode ser contra-intuitivo, mas a longo prazo você economizará 20 minutos do seu dia a cada dia, eventualmente, você gastará menos tempo completando todo o processo em lote e começará a notar menos estresse por não ter que pensar ou terminar de escolher e preparar suas roupas de trabalho todos os dias.

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